Работодатель вправе применить к сотруднику такое дисциплинарное взыскание как выговор за прогул (ч. 3 ст. 192 ТК РФ). Важно понимать, что означает прогул в той или иной ситуации. В статье расскажем, в каких случаях к работнику нельзя применить выговор за прогул, какими документами оформить неявку и что ждет компанию за неправомерный выговор.
Выговор за прогул: что это такое
За прогул компания вправе наказать работника: сделать замечание, выговор или даже уволить.
Что считать прогулом
Прогул - это частичное или полное отсутствие сотрудника на его рабочем месте без уважительных причин. А именно:
- весь рабочий день, согласно графику из ПВТР, в том числе, при суммированном учете;
- 4 и более часов за весь рабочий день.
Неявка по неуважительной причине может быть также в следующих случаях:
- работник заранее не предупредил о досрочном расторжении договора и увольнении по собственному желанию (ст. 280, ч. 1 ст. 296, ч. 1 ст. 80 ТК);
- использовал отгулы за работу в выходные и праздники, не предупредив;
- самовольно ушел в отпуск.
На заметку!
Даже если работник согласовал устно с руководителем отгул или отпуск вне графика, но фактически не оформил его по правилам по своей вине, после не вышел на работу, это тоже можно считать прогулом.
Эксперты журнала “Российский налоговый курьер” сделали подборку из судебной практики, когда досрочный выход с работы признают прогулом, а неявку на работу не посчитали правонарушением.
Когда отсутствие работника нельзя считать прогулом
Законодательством не определен перечень уважительных причин отсутствия на работе. Есть два случая, когда неявку категорически нельзя считать прогулом:
- Если работник пошел в отпуск по графику, хотя директор его не отпускал. Это касается и новых сотрудников, которые проработали в компании полгода;
- Если сотрудник был на больничном.
В остальном решение считать неявку прогулом или нет принимает работодатель с учетом конкретных причин неявки, наличия или отсутствия аналогичных ситуаций с конкретным работником в прошлом, деловых характеристик сотрудника.
К уважительным причинам отсутствия на рабочем месте, зачастую, относят:
- вызов в суд в различном статусе (присяжный, свидетель и т.п.);
- форс-мажор вследствие стихийных бедствий;
- невозможность вернуться из отпуска в связи с переносом, отменой рейса и т.п.;
- перебои в работе транспорта и отсутствие связи для информирования руководителя;
- участие в военных сборах;
- экстренные ситуации личного характера, когда нет возможности предупредить руководство.
Во избежание споров с работниками и встреч в суде рекомендуем прописывать конкретное рабочее место в трудовом или коллективном договорах.
Обратите внимание: у работника установлено рабочее место в офисе. Но он был в командировке. Роструд порекомендовал подкрепить неявку подтверждающими документами и пояснениями, чтобы ему не засчитали прогул. (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 152097 от 27.07.21г.).
Окончательное решение руководство принимает на основании письменного пояснения от сотрудника о причинах неявки на рабочее место. Пошаговую инструкцию оформления выговора за прогул смотрите далее.
Читайте также! Локальные нормативные акты компании 2025 - перечень
Как оформить выговор за прогул: пошаговая инструкция
Чтобы оформить выговор за прогул, действуйте так.
Шаг 1 - Зафиксируйте факт неявки в табеле учета рабочего времени
Проставьте в карточке № Т-12, № Т-13 или в своей форме код “НН” до выяснения причины неявки сотрудника.
Привели пример ниже.
Если выяснится, что работник болел, и у него есть подтверждение, поменяйте код “НН” на “Б”. Уважительной причины не было, фиксируйте в табеле прогул, сменив код “НН” на код “ПР”. Частичное отсутствие работника (более четырех часов) покажите в табеле как “Я/ПР”.
Если выяснится, что работник болел, и у есть подтверждение поменяйте код “НН” на “Б”. Уважительной причины не было, фиксируйте в табеле прогул, сменив код “НН” на код “ПР”. Частичное отсутствие работника (более четырех часов) покажите в табеле как “Я/ПР”.
Если организация применяет свою форму табеля, условные обозначения она утверждает самостоятельно.
Шаг 2 - оформите служебную записку или акт о нарушении в произвольной форме
Оформить выговор за прогул можно не позднее одного месяца со дня, когда выявлен факт отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Если пропустите срок, суд, с большой долей вероятности, работодатель проиграет. Чтобы обезопасить себя, укажите время, когда сотрудник не явился на работу, и время, когда был выявлен факт отсутствия в служебной записке.
Образец служебной записки
Альтернативно, составьте акт о дисциплинарном проступке в присутствии двух свидетелей. Используйте наш образец.
Шаг 3 - истребуйте письменные пояснения от работника
Получите от работника письменные объяснения, почему его не было на рабочем месте часть дня или весь рабочий день (смену). Оформите пояснения в виде служебной записки, запроса или уведомления. В них подробно изложите суть вопроса, укажите дату, время,потребуйте подтверждающие документы если неявка уважительная, установите срока для ответа.
Рекомендуем получить от работника пояснения именно в письменном виде. Ведь, если работник пойдет в суд, у вас на руках будет подтверждение, заполненное лично сотрудником. (определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 05.07.2023 № 88-14235/2023). На это указывает и Роструд на своем официальном сайте (онлайнинспекция.рф, ответы на вопрос № 204439 от 20.08.2024, Вопрос № 187830 от 06.10.2023).
Работник не подписывает уведомление (запрос) - ознакомьте его с текстом вслух, далее оформите акт об отказе при двух свидетелях.
Важно!
Отсчет срока ответа работника начинайте со следующего дня после того, как вручили запрос (уведомление, служебную записку), плюс два дня на ответ. Если применить выговор до этого времени работник вправе обратиться в суд, и он его выиграет (определение Московского городского суда от 16.06.2021 № 33-232670/2021, определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 27.06.2022 № 88-13601/2022).
После получения пояснений проанализируйте данные и примите решение по сотруднику, принимая во внимания личные характеристики работника, его репутацию, наличие или отсутствие смежного опыта в прошлом.
Соблюдайте срок в два рабочих дня и в том случае, если сотрудник откажется дать объяснения. Поскольку он может отказаться дать их лишь в момент, когда работодатель затребовал объяснения, а потом передумать.
Тогда зафиксируйте отказ актом об отказе предоставить объяснение при двух свидетелях, чтобы издать приказ без пояснений. Скачайте пример акта ниже.
Шаг 4 - издайте приказ о дисциплинарном взыскании в произвольной форме
Включите в него конкретные данные:
- подробное указание места, времени и обстоятельств;
- четкую формулировку вины сотрудника: какие обязанности нарушил, какими ЛНА они установлены, укажите ссылки на конкретные пункты документов;
- какой урон это принесло компании или подразделению, в котором трудится работник;
- были ли ранее подобные ситуации с конкретным сотрудником.
В приказе укажите все документы, на основании которых сотрудника привлекли к ответственности: докладные или служебные записки, объяснительные, акты, результаты служебного расследования.
Чем больше и подробнее пропишите в документах, тем больше вероятность того, что суд окажется на вашей стороне. Ведь если не учесть что-то важное, суд встанет на сторону работника (п. 53 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2, определение Верховного суда от 30.01.2023 № 5-КГ22-138-К2).
Скачайте пример приказа о выговоре ниже.
Шаг 5 - подпишите приказ у работника
На ознакомления работника с приказом у вас есть три рабочих дней со дня его издания. Если нарушитель не подписывает приказ - прочтите в его присутствии текст вслух и составьте акт об отказе при двух и более свидетелях (ч. 6 ст. 193 ТК).
Шаг 6 - сдайте отчет в СФР
Подробную видеоинструкцию как отразить в ЕФС-1 прогул сотрудника смотрите в Системе Главбух.
Обратите внимание!
Эксперты журнала “Российский налоговый курьер” выяснили, как действовать работодателю, если сразу несколько сотрудников отсутствует на работе.
Последние новости из Системы Главбух:
Какое наказание ждет компанию за неправомерный выговор за прогул
Если трудовая инспекция в ходе проверки или от работника узнает, что работодатель незаконно применил выговор, то организацию и ее должностных лиц привлекут к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).
Если суд выиграет работник, вполне возможно, что компании придется возместить моральный ущерб (апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 24.07.2013 № 33-2255). Сумму компенсации определит суд.
Подборка вопросов ваших коллег в Системе Главбух из частной практики, которые возникли в ходе применения выговора к работникам, и ответы на них.
Скачивайте идеальные пояснения на требования от ФНС на все случаи!