Для оформления любой сделки необходимы первичные документы бухгалтерского учета, поэтому перечень - 2025 пригодится вам в работе. Чтобы избежать проблем с инспекторами первичку для бухучета надо хранить не менее пяти лет.
Первичка является свидетельством совершения хозопераций компании. Первичные документы бухгалтерского учета, которые применяются при той или иной сделке, различаются в зависимости от особенностей каждой. Как правило, набор документов, сопровождающих сделку, готовит продавец.
Ответственность за оформление первичных документов несут сотрудники, которые подписали документ. Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы бухгалтерского учета в 2025 году, устанавливает руководитель организации. Для этого он издает приказ.
Обязательно перейти на машиночитаемую доверенность (МЧД) с 1 сентября 2024 года должны все организации и ИП, если от их имени представители подписывают электронные документы. Например, сотрудники бухгалтерии, отдела продаж и др. С 1 сентября 2024 года прекратили действовать сертификаты электронной подписи сотрудника (ЭЦП) с данными о компании или ИП, даже если в самом сертификате указан более длительный срок (подп. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Представитель компании или ИП сможет подписывать электронные документы исключительно личной КЭП физлица без данных о компании или ИП, от имени которых он действует. Поэтому дополнительно нужна МЧД, она свяжет подпись представителя и его полномочия с доверителем.
Какими первичными документами оформить сделку в 2025 году
Сначала необходимо заключить договор с покупателем. Компания вправе составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг). Затем продавец выставляет покупателю счет на оплату. Покупатель счет оплачивает.
Перед тем, как заключать сделку, обязательно проверьте компанию на налоговые риски. Иначе налоговики могут признать сделку нереальной и доначислить налоги. Быстро сформировать все отчеты по контрагентам для инспекторов можно в сервисе Главбух Контрагенты
Если покупатель оплачивает счет наличными, то продавец обязан ему выдать кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. При оплате товара за безналичный расчет у покупателя остается платежный документ, который заверен банком и подтверждает оплату.
Таких первичных документов бухгалтерского учета как типографские БСО нет в перечне тех, что подтверждают факт расчета за услуги. Бланк подтверждает факт расчета, если он сформирован при помощи ККТ или автоматизированной системы БСО. Фактически самостоятельно разработанные типографские бланки организации и ИП могут продолжать использовать, но не вместо кассового чека, а наравне с ним. Однако применять их или нет, организация или ИП решает самостоятельно. БСО по утвержденным формам применяют при тех расчетах, для которых они утверждены, однако и их нужно выдавать только вместе с кассовым чеком.
Если товар отгружается, то продавец выставляет клиенту товарную накладную, счет-фактуру. Если продавец оказывает услугу, то по ее завершении он выдает покупателю акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру (при наличии).
Первичные документы бухгалтерского учета: перечень
Компания может самостоятельно разработать те формы первичных документов, которые она собирается применять в бухгалтерском учете. Единственный момент, их нужно закрепить в учетной политике. Ниже мы привели стандартный перечень первички, которую применяют компании на практике.
1. Договор
Каждая сделка должна сопровождаться письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг. Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме. Однако заключение письменного договора надежно защитит как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий.
Кроме того на основании письменного договора намного проще доказать свою правоту, в том числе, в суде.Но для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги.
Обратите внимание, что если вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров или дополнительные условия, то вы вправе прописать их в письменной форме договора.
2. Счет
Счет не является первичным документом бухгалтерского учета в 2025 году. Он лишь сообщает реквизиты для оплаты. Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату. Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки.
Поскольку счет не отражает факт хозяйственной деятельности, то он не обязан содержать обязательные реквизиты, как первичные документы бухгалтерского учета в 2025 году. Перечень таких сведений закрыт. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа. Кроме того, печать также не требуется.
Непосредственно для оплаты счет не нужен, если согласно договору оплата зависит от даты заключения договора, даты поставки или иного события. Если срок платежа по договору наступил, не платить из-за отсутствия счета нельзя. Обосновать неплатеж можно только объективными причинами, например, если в договоре не указали реквизиты платежа.
3. Платежные документы
Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Обратите внимание, что бланки строгой отчетности можно применять не во всех случаях.
Все поля заполняем по правилам, которые утверждены положением Банка России от 29.06.2021 № 762-П. Но будьте внимательны: у налоговиков и банкиров появились новые требования к назначению платежа.
4. Товарная накладная
Она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, а второй — передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности.
Данные, которые зафиксированы в накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре. Уполномоченные лица, которые дают разрешение на отпуск товаров, должны собственноручно подписывать накладную. Подписи должны быть заверены печатью организации. Должностные лица, которые принимают товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать.
5. Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг)
Эти первичные документы бухгалтерского учета подтверждают факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.
6. Счет-фактура
Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Данный документ крайне важен, так как он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Все компании, которые являются плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры. Счет-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается продавцом товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.
Скачивайте идеальные пояснения на требования от ФНС на все случаи!